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Combien de temps garder ses documents administratifs et commerciaux ?

Au moment d'archiver des documents professionnels, une question revient souvent :  « jusqu'à quand ?»...

> Les durées d'archivage par type de document

Parmi les nombreux documents dont une entreprise a besoin, certains ont une durée légale d'archivage très précise. Vous devez conserver ces documents en prévision de toute réclamation de clients, d'employés ou d'un éventuel contrôle par l'Administration. Les repères d'un assistant bien informé :

• Les documents de comptabilité
- Livres et registres comptables : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice ;
- Justificatifs (BDC, BDL, factures, etc.) : 10 ans après la clôture de l'exercice.

• Les documents commerciaux
- Contrats avec un fournisseur : 5 ans ;
- Correspondances avec vos fournisseurs et vos clients : 5 ans ;
- Documents bancaires (relevés de compte, talons de chèque, etc.) : 5 ans ;
- Dossiers d'un avocat : 5 ans à partir de la fin de sa prestation.

• Les documents fiscaux
- Impôts sur le revenu, impôts sur les sociétés : 6 ans ;
- BIC, BNC : 6 ans ;
- TVA, CFE, CVAE, impôts locaux : 6 ans ;

• Les documents liés au personnel de l'entreprise
- Bulletins de paie : 5 ans ;
- Contrats de travail, primes, soldes de tout compte, etc. : 5 ans ;
- Déclarations d'accidents de travail : 5 ans ;
- Comptages des heures, astreintes, etc. : 1 an.

Bon à savoir : Il s'agit de durées à minima. Vous pouvez bien sûr conserver plus longtemps ces documents. Pour ceux qui ne sont pas cités ici, sachez que l'État vous propose un tableau récapitulatif mis à jour à chaque modification réglementaire.

> Assistants, organisez votre archivage papier, et numérique !

En connaissance de ces échéances, vous pouvez rationaliser votre archivage pour optimiser l'espace de votre salle d'archives. Assistants de la génération Y, pensez ainsi à archiver vos emails ainsi que tous les documents numériques de l'entreprise.

> Le cas des informations confidentielles

Les avancées de la législation en matière de protection des informations personnelles imposent aux assistants de rester vigilants sur la conservation de documents impliquant ce type de données confidentielles.

Article de kalligo.com

Comment garder sa concentration en réunion ?

> La concentration en réunion : un exercice difficile !

Un sondage Ifop-Wisembly mené début 2015 révèle que le temps maximum de concentration des cadres est de 52 minutes lors d'une réunion. 32 % des sondés avouent même qu'il leur est arrivé de s'endormir en réunion.

> Ajustez votre journée d'assistant en fonction de l'heure de la réunion

Chaque assistant a un rythme de travail qui lui est propre. Si vous voyez qu'une réunion importante va tomber au cœur d'une période moins productive pour vous, ajustez votre programme en conséquence. Réalisez une tâche simple ou un entretien téléphonique avant la réunion, par exemple, pour ne pas être mentalement épuisé à l'instant T.

Votre objectif : remobiliser votre concentration au moment de rentrer dans la salle.

> Laissez votre Smartphone au bureau

Votre mobile trône à côté de votre dossier, et vous êtes tenté de lire vos mails, d'y répondre, voire de passer quelques minutes sur vos réseaux sociaux préférés ! Coupez court à la tentation en laissant votre téléphone dans le tiroir de votre bureau.

> Ce stylo d'assistant qui dérape...

Les échanges s'enlisent, la prise de notes ralentit et la pointe de votre stylo se lève. Sans vous en rendre compte, vous griffonnez des figures géométriques sur votre page, et votre concentration est déjà loin.

La solution : posez ce stylo avant qu'il ne soit trop tard !

> Quand l'esprit s'évade...

Vous décrochez (un peu) et vous vous souvenez soudain d'un rendez-vous chez le dentiste à caler pour votre aîné ou d'un produit à ajouter à votre liste de courses. Notez votre pensée furtive sur un papier pour libérer immédiatement votre esprit, et revenir au sujet de la réunion.

> Prenez la parole !

Rien ne vaut une attitude active pour sortir de votre léthargie...

> L'occasion d'un apprentissage par le contre-exemple ?

Observez l'animateur de la réunion avec un nouvel œil et tentez de relever ses erreurs. Pourquoi sa réunion prend-elle l'eau ? Qu'auriez-vous fait à sa place ?

> Étudiez vos collègues !

Et si profitiez de ce temps mort pour étudier les réactions et le langage corporel de vos collègues ? Cela pourrait vous permettre d'être mieux préparé pour la prochaine réunion que vous animerez.

> Vos derniers recours d'assistant

Demandez à ouvrir la fenêtre ou à baisser le chauffage. Buvez un peu d'eau fraîche et glissez une pastille mentholée dans votre bouche. Ça ne marche pas ? Rabattez-vous discrètement sur un massage autostimulant des points d'énergie de la main !

(Article de Kalligo.com)

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Nuisances au travail : la situation se dégrade