Blog d'Annie AIT-HAMOU, Professeur de Gestion Administration au lycée des Métiers LA VISTE
jeudi 2 août 2012
Classement & Archivage Comment simplifier l’archivage des documents ?
Le classement des documents d’une entreprise est le plus souvent supervisé par les assistantes. Jusqu’à présent, elles les rangeaient dans des armoires, des classeurs… Mais l’irruption des e-mails et la dématérialisation croissante des documents ont
bousculé les habitudes.
Désormais, les documents sont archivés sur ordinateur mais par sécurité, ils sont également imprimés afin d’en garder une trace physique… Finalement, ils se retrouvent bien souvent également rangés dans des armoires et des classeurs ! Retour à la case départ…
Il s’agit en fait d’armoires numériques (bibliothèques) qui permettent de ranger et classer les documents tout en les rendant accessibles à tous. La logique de classement n’est plus individuelle, mais collaborative car elle reflète l’organisation de l’entreprise, et de fait, elle devient intuitive pour le reste des collaborateurs. Cette démarche permet d’y voir plus clair et de gagner du temps !
Il existe des modèles d’arborescences adaptés à chaque métier. Ces bibliothèques sont bien entendu modulables et adaptables en fonction des besoins de chaque entreprise.
Désormais, les documents sont archivés sur ordinateur mais par sécurité, ils sont également imprimés afin d’en garder une trace physique… Finalement, ils se retrouvent bien souvent également rangés dans des armoires et des classeurs ! Retour à la case départ…
"Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises subissent un double archivage
: sur ordinateur dans des répertoires Windows, en format numérique, et
dans des armoires en format papier. Quelle perte de temps ! En plus, le
classement est incertain car tous les documents ne sont pas
systématiquement imprimés, et de ce fait, bien des dossiers sont incomplets. Il n’y a plus vraiment de repères dans le classement qui devient de moins en moins fiable...
UNE SOLUTION : LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)
La gestion électronique des documents, qu'est-ce que c'est ? Pour pallier à ces difficultés de stockage des documents, il existe des solutions sur le marché des logiciels pour centraliser et partager les informations en toute sécurité. Ce type de solution concerne la gestion électronique des documents, encore appelée GED.Il s’agit en fait d’armoires numériques (bibliothèques) qui permettent de ranger et classer les documents tout en les rendant accessibles à tous. La logique de classement n’est plus individuelle, mais collaborative car elle reflète l’organisation de l’entreprise, et de fait, elle devient intuitive pour le reste des collaborateurs. Cette démarche permet d’y voir plus clair et de gagner du temps !
Il existe des modèles d’arborescences adaptés à chaque métier. Ces bibliothèques sont bien entendu modulables et adaptables en fonction des besoins de chaque entreprise.
La gestion du courrier fait partie de vos attributions ? Tri, filtrage, dispatche : optimisez !
1. Un premier tri
Une fois ouvertes, videz les enveloppes de leur contenu et effectuez un premier tri :- Eliminez d’emblée toutes les publicités sans intérêt immédiats
- Conservez les publicités dont l’objet pourrait être utile à votre entreprise : projet immédiat, étude concurrentielle… Notez sur chacune la date de réception et la raison de leur intérêt.
- Mettez de côté les factures
- Enfin, gardez les missives adressées nominalement aux collaborateurs
2. Ranger et dater
- Tamponnez chaque lettre à la date du jour de réception, chacun saura ainsi quand elle est arrivée et cela facilitera votre classement. (lien sur FP méthode de classement)
- Pour classer le courrier, vous devez disposer de plusieurs chemises cartonnées ou de bannettes, selon vos habitudes. Si vous le pouvez, équipez-vous d’autant de chemises que collaborateurs (s’ils sont peu nombreux) ou de services. Préparez également une chemise spécifique pour les factures.
- Quand vous avez une lettre en main, traitez-la immédiatement !
Inscrivez dessus les initiales de la personne à qui elle est destinée ou qui est en mesure d’y répondre.
3. Distribuez le courrier
Une fois triées et étiquetées, les lettres entrantes doivent être distribuées. Trois solutions s’offrent à vous :- Si votre entreprise est équipée de boîtes aux lettres dédiées à des collaborateurs ou des services, déposez-y les missives correspondantes
- Vous pouvez aussi disposer dans votre bureau de bannettes étiquetées où chacun viendra se servir quand il le souhaitera
- Enfin, il peut être plus simple de distribuer vous-même le courrier dans chaque bureau de la société
Les pléonasmes... à éviter !
En voici quelques exemples....
- Applaudir des deux mains
- S'avérer exact
- But final
- Collaborer ensemble
- Comme par exemple
- Construire une nouvelle maison
- Se cotiser à plusieurs
- Crier fort
- Don gratuit
- Dossard accroché dans le dos
- Entraide mutuelle
- Fausse perruque
- Geler de froid
- Jeu ludique
- Joindre ensemble
- Phrases successives
- Petit détail
- Marche à pied
- Au jour d'aujourd'hui
- Monter en haut
- Descendre en bas
- Sortir dehors
- Rentrer à l'intérieur
- Retour en arrière
- Possibilité de pouvoir
- Préparer d'avance
- Ajouter en plus
- Puis après / puis ensuite
- Recommencer encore une fois
- Unanimité totale
- Opportunité à saisir
- Achever complètement
- Au grand maximum
- Voir de ses yeux
- Voler dans les airs
- Virilité masculine
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