Être à l'aise au téléphone

En tant qu’assistante, vous êtes en première ligne face aux clients et fournisseurs et vous représentez l’image de la société. Voici quelques règles d’or pour être à l’aise au téléphone.

S’annoncer

En prenant l’appel, commencez par vous présenter de manière simple et claire en mentionnant vos noms et prénoms, le service pour lequel vous travaillez. Cela permet de rassurer la personne qui appelle et de lui confirmer qu’elle se trouve bien au bon numéro.

Sourire !

S’il ne se voit pas, le sourire s’entend ou s’imagine ! Si vous souriez en parlant, votre interlocuteur le sentira et la conversation sera basée sur un ton aimable et convivial. Dans le même registre, soyez toujours aimable et même si cela peut être difficile parfois, rester courtois(e).

S’exprimer clairement

Parlez à haute et intelligible voix ! Votre interlocuteur ne doit avoir à faire d’efforts pour vous comprendre. Eviter pour cela de mâcher du chewing gum (cela s’entend) et de manger quoi que ce soit. Essayer de parler le plus naturellement possible.

Ecouter son interlocuteur

N’interrompez pas votre client. Laissez-le s’exprimer et une fois qu’il a terminé, reformulez sa demande avec des expressions comme : « Si j’ai bien compris, vous souhaitez… ».

Limiter l’attente

Evitez de faire attendre votre interlocuteur plus de 3 sonneries et tâchez de raccourcir les blanc dans la conversation. Dans tous les cas, si vous cherchez une information pendant qu’il patiente, prévenez-le ! Son temps est tout aussi précieux que le vôtre.

Des outils à portée de main

Pour être efficace, gardez près de vous l’agenda de votre boss, un petit carnet pour noter les appels, un bloc… Bref, tout ce qui peut vous être utile pour gérer vos appels simplement !

 Classement & Archivage Comment simplifier l’archivage des documents ?

Le classement des documents d’une entreprise est le plus souvent supervisé par les assistantes. Jusqu’à présent, elles les rangeaient dans des armoires, des classeurs… Mais l’irruption des e-mails et la dématérialisation croissante des documents ont bousculé les habitudes.
Désormais, les documents sont archivés sur ordinateur mais par sécurité, ils sont également imprimés afin d’en garder une trace physique… Finalement, ils se retrouvent bien souvent également rangés dans des armoires et des classeurs ! Retour à la case départ…

"Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises subissent un double archivage : sur ordinateur dans des répertoires Windows, en format numérique, et dans des armoires en format papier. Quelle perte de temps ! En plus, le classement est incertain car tous les documents ne sont pas systématiquement imprimés, et de ce fait, bien des dossiers sont incomplets. Il n’y a plus vraiment de repères dans le classement qui devient de moins en moins fiable...

UNE SOLUTION : LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)

La gestion électronique des documents, qu'est-ce que c'est ? Pour pallier à ces difficultés de stockage des documents, il existe des solutions sur le marché des logiciels pour centraliser et partager les informations en toute sécurité. Ce type de solution concerne la gestion électronique des documents, encore appelée GED.
Il s’agit en fait d’armoires numériques (bibliothèques) qui permettent de ranger et classer les documents tout en les rendant accessibles à tous. La logique de classement n’est plus individuelle, mais collaborative car elle reflète l’organisation de l’entreprise, et de fait, elle devient intuitive pour le reste des collaborateurs. Cette démarche permet d’y voir plus clair et de gagner du temps !
Il existe des modèles d’arborescences adaptés à chaque métier. Ces bibliothèques sont bien entendu modulables et adaptables en fonction des besoins de chaque entreprise.

La gestion du courrier fait partie de vos attributions ? Tri, filtrage, dispatche : optimisez !

1. Un premier tri

Une fois ouvertes, videz les enveloppes de leur contenu et effectuez un premier tri :

• Eliminez d’emblée toutes les publicités sans intérêt immédiats
• Conservez les publicités dont l’objet pourrait être utile à votre entreprise : projet immédiat, étude concurrentielle… Notez sur chacune la date de réception et la raison de leur intérêt.
• Mettez de côté les factures
• Enfin, gardez les missives adressées nominalement aux collaborateurs

Attention : conservez les enveloppes des courriers qui pourraient donner lieu à un litige (lettres adressées au service du personnel, contrats et envois recommandés avec AR) : le tampon de la Poste faisant foi auprès des tribunaux.

2. Ranger et dater

• Tamponnez chaque lettre à la date du jour de réception, chacun saura ainsi quand elle est arrivée et cela facilitera votre classement. (lien sur FP méthode de classement)
• Pour classer le courrier, vous devez disposer de plusieurs chemises cartonnées ou de bannettes, selon vos habitudes. Si vous le pouvez, équipez-vous d’autant de chemises que collaborateurs (s’ils sont peu nombreux) ou de services. Préparez également une chemise spécifique pour les factures.
• Quand vous avez une lettre en main, traitez-la immédiatement !
  Inscrivez dessus les initiales de la personne à qui elle est destinée ou qui est en mesure d’y répondre.

3. Distribuez le courrier

Une fois triées et étiquetées, les lettres entrantes doivent être distribuées. Trois solutions s’offrent à vous :

• Si votre entreprise est équipée de boîtes aux lettres dédiées à des collaborateurs ou des services, déposez-y les missives correspondantes
• Vous pouvez aussi disposer dans votre bureau de bannettes étiquetées où chacun viendra se servir quand il le souhaitera
• Enfin, il peut être plus simple de distribuer vous-même le courrier dans chaque bureau de la société

Les pléonasmes... à éviter !

En voici quelques exemples.... 

• Applaudir des deux mains
• S'avérer exact
• But final
• Collaborer ensemble
• Comme par exemple
• Construire une nouvelle maison
• Se cotiser à plusieurs
• Crier fort
• Don gratuit
• Dossard accroché dans le dos
• Entraide mutuelle
• Fausse perruque
• Geler de froid
• Jeu ludique
• Joindre ensemble
• Phrases successives
• Petit détail
• Marche à pied

• Au jour d'aujourd'hui
• Monter en haut
• Descendre en bas
• Sortir dehors
• Rentrer à l'intérieur
• Retour en arrière
• Possibilité de pouvoir
• Préparer d'avance
• Ajouter en plus
• Puis après / puis ensuite
• Recommencer encore une fois
• Unanimité totale
• Opportunité à saisir
• Achever complètement
• Au grand maximum
• Voir de ses yeux
• Voler dans les airs
• Virilité masculine

Comment améliorer son efficacité au travail ?

http://lentreprise.lexpress.fr/etre-efficace/sept-lois-a-connaitre-pour-etre-plus-efficace-au-travail_34405.html